PRIVACY & COOKIES POLICY TAX AT WORK B.V.

Laatste update: februari  2019

 

TAX AT WORK B.V.: WIE ZIJN WE EN WAT DOEN WE?

Tax at Work B.V., en de aan haar gelieerde onderneming Tax at Work Administration B.V. (hierna ook ‘TaW’ en ‘wij’) is een onafhankelijk fiscaal advieskantoor. Wij zijn gespecialiseerd in belastingadvies voor ondernemingen, beleggers en vermogende particulieren. Wij adviseren onze cliënten onder meer ten aanzien van vastgoed- en M&A transacties, BTW en overdrachtsbelasting, internationale structuren, werknemersparticipaties, venture- en private equity transacties. Tevens verzorgen wij voor een select aantal cliënten de financiële administratie.

Op onze website vindt u meer informatie over ons en onze diensten: www.taxatwork.com.

In het kader van onze diensten worden door ons persoonsgegevens verzameld, bewaard, doorgegeven of anderszins verwerkt. Dit Privacy & Cookies Policy is van toepassing op het gebruik van onze diensten en het gebruik van onze website.

 

UW PRIVACY IS BELANGRIJK

Wij hechten waarde aan uw recht op privacy en streven ernaar uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, en specifiek de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) per 25 mei 2018.

In dit Privacy & Cookies Policy leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, hoe en voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken en aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven. Verder bevat dit Privacy & Cookies Policy belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u daarom aan dit Privacy & Cookies Policy zorgvuldig door te lezen. 

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn dit Privacy & Cookies Policy te wijzigen. De meest recente versie van dit Privacy & Cookies Policy is beschikbaar op onze website www.taxatwork.com. U kunt ons ook verzoeken om een kopie van de meest recente versie van dit Privacy & Cookies Policy aan u op te sturen.


VAN WIE VERZAMELEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Met het begrip “persoonsgegevens” wordt in dit Privacy & Cookies Policy alle informatie bedoeld waarmee u direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Deze definitie is in overeenstemming met de relevante (privacy) wetgeving. In het kader van onze diensten verzamelen wij persoonsgegevens van onze (potentiele) cliënten, bezoekers van onze website, ontvangers van onze nieuwsbrieven, deelnemers aan evenementen, sollicitanten en personen die telefonisch, per post of email contact met ons opnemen.


OP WELKE WIJZE VERZAMELEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VAN U?

Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen:

  • direct van u, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt als (potentieel) cliënt of wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of evenement,  telefonisch, per post of email contact met ons opneemt of (via onze website) bij ons solliciteert;

  • van derde partijen, bijvoorbeeld van bedrijven waarmee wij samenwerken; en

  • door het raadplegen van openbare bronnen / openbare registers (zoals bijvoorbeeld het Handelsregister of websites van bedrijven), door eigen onderzoek en door contact op te nemen met bedrijven.


WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ EN VOOR WELKE DOELEINDEN GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Hieronder geven wij aan welke gegevens wij van u verzamelen, voor welke doelen wij deze gegevens gebruiken en welke juridische grondslag wij hiervoor hanteren.

Tabel persoonsgegevens2.png
Tabel sollicitanten.png
Tabel werknemers en overige.png

WETTELIJKE GRONDSLAGEN VERWERKEN

De wettelijke grondslagen voor onze verwerkingsactiviteiten zijn:

  • Uitvoering van een (potentiele) overeenkomst

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om de (potentiele) overeenkomst met onze cliënten uit te voeren, zoals de contact- en factuurgegevens en de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de documentatie die onze cliënten ons toesturen of in het kader van een potentiele arbeidsovereenkomst; zoals de gegevens van sollicitanten.

  • Gerechtvaardigd belang

Gegevens die noodzakelijk zijn om onze database actueel te kunnen houden en – in geval van beveiligingsbeelden – ter bescherming van onze eigendommen, bedrijfsvoering en personeel.

  • Wettelijke verplichting; en /of

Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal gegevens in onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst, zoals factuurgegevens en uw land van verblijf. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moeten wij in een aantal gevallen een kopie van het paspoort en/of identiteitsbewijs verwerken.

  • Toestemming

Voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen via e-mail aan relaties die geen diensten bij ons afnemen hebben wij toestemming nodig. U kunt deze toestemming eenvoudig weer intrekken via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of uitnodiging of door een e-mail te sturen naar: privacy@taxatwork.com.

 

HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Wij bewaren de persoonsgegevens zolang wij deze nodig hebben voor de eerder genoemde

doeleinden:

  • Persoonsgegevens in onze administratie voor de Belastingdienst:

Deze gegevens bewaren wij 7 jaar, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te

bewaren;

  • Persoonsgegevens van sollicitanten:

Deze gegevens bewaren wij tot 4 weken na de sollicitatieprocedure, tenzij wij toestemming van

de sollicitant hebben om de gegevens één jaar te bewaren;

  • Persoonsgegevens van personeel:

De persoonsgegevens in het personeelsdossier bewaren wij 2 jaar, tenzij wij wettelijk verplicht

zijn de gegevens langer te bewaren;

  • Persoonsgegevens van cliënten:

Deze gegevens bewaren wij tot maximaal 2 jaar nadat de samenwerking met de cliënt is

beëindigd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren;

  • Overige persoonsgegevens:

Wij bewaren overige persoonsgegevens alleen zolang deze noodzakelijk zijn voor de doeleinden,

wij zullen uw persoonsgegevens verwijderen zodra deze niet meer nodig zijn voor de doeleinden

waarvoor we deze verzamelen.

 

MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

In sommige gevallen zullen wij uw persoonsgegevens met derde partijen delen, zoals dienstverleners die wij contracteren (bijvoorbeeld accountants kantoren of advocaten) en andere externe partijen. In dat kader ontvangen deze ‘verwerkers’ persoonsgegevens van ons, die zij in opdracht van ons verwerken. Wij zorgen ervoor dat er, indien van toepassing, passende maatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen. Wij zullen bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst sluiten waar nodig (waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd). Deze Verwerkers moeten onze instructies strikt volgen. Zij mogen de persoonsgegevens niet gebruiken voor eigen doeleinden en moeten voldoen aan de relevante (privacy) wetgeving.

Afgezien van het bovenstaande zullen wij uw persoonsgegevens niet delen met anderen – tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

In de meeste gevallen delen wij uw persoonsgegevens met derde partijen die zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte.

In die gevallen dat we uw persoonsgegevens delen met partijen die gevestigd zijn buiten  de Europese Economische Ruimte, nemen we alle nodige stappen om een correct beschermingsniveau te garanderen in de zin van de AVG. De overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte zal altijd gebeuren in overeenstemming met de Relevante Wetgeving (zoals beschreven in hoofdstuk 5 van de AVG). In het algemeen zullen we de met de betreffende derde partij de standard contractual clauses (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) aangaan.

 

HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

We hebben de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verder proberen we ervoor te zorgen dat we uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).

 

WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U DEZE UITOEFENEN?

Conform omschreven in de relevante privacy wetgeving heeft u (onder omstandigheden) het recht:

  • Ons te verzoeken om inzage in en/of een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, inclusief de locatie waar uw gegevens verwerkt worden, wie uw persoonsgegevens ontvangt, hoe lang wij uw gegevens bewaren en voor welke doeleinden wij de gegevens verwerken. Wij kunnen deze kopie op uw verzoek ook doorsturen naar een andere databeheerder;

  • Ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te passen of te verwijderen (‘recht om vergeten te worden’) uit onze systemen;

  • Ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;

  • Bij ons bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u denkt dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

Voor meer informatie over deze rechten, en de omstandigheden waaronder u deze rechten kunt uitoefenen, kunt u contact met onze privacy officer opnemen via privacy@taxatwork.com.

 

WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACY & COOKIES POLICY

Wij willen onze website en diensten constant verbeteren. Wij kunnen dit Privacy & Cookies Policy daarom van tijd tot tijd updaten. Als wij onze Privacy & Cookies Policy op significante wijze wijzigen, dan zullen wij dit vermelden op onze website samen met de bijgewerkte Privacy & Cookies Policy.

 

VRAGEN, KLACHTEN EN CONTACT

Indien u vragen, opmerkingen of klachten zou hebben omtrent dit Privacy & Cookies Policy of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, aarzel dan niet om contact met onze privacy officer op te nemen via privacy@taxatwork.com.

 

COOKIES

Wij maken op de website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestand dat op uw computer kan worden geplaatst wanneer u de website bezoekt. Dit tekstbestand identificeert uw browser en/of computer. Wanneer u onze website opnieuw bezoekt, zorgt de cookie er bijvoorbeeld voor dat onze website uw browser of computer herkent.


Als u niet wilt dat cookies worden verzonden naar uw computer, kan u dit aan de hand van de cookie instellingen van uw browser veranderen. Houd er rekening mee dat sommige functies of diensten van onze website mogelijk niet of minder goed functioneren zonder cookies.


Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies[1]:


Functionele Cookies
:

Functionele cookies zijn essentieel voor de werking van onze website. Ze stellen ons in staat om u

door onze website te navigeren en gebruik te maken van de daarin verwerkte functies.

Cookies tabel 1.png


Analytische of statistische Cookies:

Analytische cookies worden gebruikt om de kwaliteit en effectiviteit van de website te onderzoeken.

Wij kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel gebruikers de website bezoeken en welke pagina’s worden

bezocht. Wij gebruiken deze informatie om onze website en diensten te verbeteren.

Cookies tabel 2.2.png